Eficiencia, eficacia y efectividad en el accionar de la empresa

Cuántas veces y sobre todo cuando hablamos de planes de Mercadotecnia o hacemos reportes a los clientes solemos confundir los conceptos. Y lo peor, es que muchas veces los utilizamos en forma errónea sin siquiera darnos cuenta. Muchos términos, por ser parecidos, acaban siendo confundidos y tratados como sinónimos. Eficacia, eficacia y efectividad -las tres E´s- son ejemplo de ello. A pesar de tener algunas similitudes, son términos con significados bastante diferentes.

Definición de Peter F. Drucker

Para muchos, incluyendo al que escribe, el tratadista austriaco, considerado el mayor filósofo de la administración del siglo XX es con sus definiciones aplicadas a los negocios y la mercadotecnia, la persona a seguir para tomar sus ejemplos como base de nuestro accionar en los negocios.
Peter Drucker quien es autor de uno de mis libros favoritos en la maestría “The Effective Manager” define a lo largo de su obra lo que yo creo son las diferencias fundamentales entre estos tres conceptos. Estas definiciones nos permite una claridad conceptual mucho mayor para entenderlas mejor y valorar sus dimensiones en los negocios.

• Eficiencia es hacer bien las cosas
  Es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con cómo se hacen las cosas.
• Eficacia es hacer las cosas correctas
  Esto es, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con qué cosas se hacen.
• Efectividad es hacer bien las cosas correctas
  Es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con qué cosas se hacen y con cómo se hacen esas cosas.

¿Cuál es la importancia de saber diferenciar los tres conceptos?

Independiente del área de especialización de cada uno en el ámbito profesional, conocer y entender el significado de los términos utilizados en su rutina de trabajo es fundamental para el éxito de la empresa. Y se vuelve más necesario aun cuando se entra en la planificación estratégica de corto plazo.
Así que, entender, diferenciar y aplicar las tres E´s puede ser fundamental en la planificación de las estrategias de gestión del personal, por ejemplo.
¿Cómo determinar la productividad de un equipo? ¿Quién necesita mejorar y quién puede ser considerado un funcionario efectivo?
Con estas definiciones bien claras dentro de la organización, es posible concluir si un determinado equipo o empleado están desempeñando su papel de manera correcta. O bien, si algún cambio tiene que hacerse para que los resultados sean más satisfactorios.
Para tener éxito en sus acciones, y hacer que los procesos más sostenibles -ya no sólo a corto plazo- a largo plazo, es importante hacer esta diferenciación. Si ustedes quieren que su equipo presente los mejores resultados, es obligatorio saber identificar qué funcionario es eficiente, eficaz o efectivo.

¿Cuál es la relación entre esos conceptos en el accionar de una empresa?

En el día a día de una organización, estos tres conceptos están presentes todo el tiempo y siempre se relacionan, por lo que es importante entender sus diferencias para garantizar que los procesos internos se hagan de la manera esperada.
Cuando se realiza un análisis FODA, lo que se intenta es identificar cuáles son las fortalezas, debilidades, oportunidades y desafíos de la empresa. Por lo tanto, el análisis nos permite trazar las estrategias más susceptibles de generar resultados positivos.

Proyecto Eficiencia: garantizar mejores resultados que el año anterior con los mismos recursos
Lo que se está buscando es eficiencia, es decir, que los responsables de los equipos optimicen lo recursos disponibles mejorando el costo-beneficio de la operación.
Es decir, es necesario medir si el mismo trabajo se hizo con menos o más recursos en relación con el período anterior. Presentar los mismos resultados -o mejores- y reducir los costos es una clara señal de eficiencia.

Proyecto Eficacia: asegurar que el trabajo es producido y entregado de acuerdo con los objetivos
La eficacia es hacer las cosas, es decir, cumplir objetivos. La eficacia es la capacidad de producir una cantidad deseada del efecto deseado, o el éxito en el logro de un objetivo determinado. Contrariamente a la eficiencia, el enfoque de la eficacia es el logro como tal, no los recursos gastados en lograr el efecto deseado.

Proyecto Efectividad: medir positivamente el grado de cumplimiento de los objetivos planteados
Cuando se habla de efectividad en la administración de empresas nos referimos al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, lo cual suele estimarse al contraponer los planes ideales o proyectados (objetivos o metas) y los resultados obtenidos, teniendo en cuenta el desempeño general de la cadena de producción.
La eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.
Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.